TSplan

Wie funktioniert das System

Die Anwender

Das System wird von zwei Arten von Anwendern bedient:

1. den Mitarbeiterinnen und den Mitarbeitern einer TelefonSeelsorge Stelle, die sogenannten Benutzer, und
2. den Administratoren.

Erstere nehmen die Dienste am Telefon wahr. Letztere sind für die ordnungsmäße Dienstplanung verantwortlich. Benutzer und Administratoren müssen sich am System mit einem Namen und einem Passwort anmelden. Ein Benutzer kann nur seine eigenen Dienste planen (eintragen, löschen, usw.), während der Administrator dies für jeden Benutzer tun darf.

Es müssen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Stelle in das TSplan-System eingetragen werden (siehe Benutzerstammdaten), auch diejenigen die ihre Dienste nicht online verwalten möchten.

Gruppen

Jeder Benutzer ist Mitglied in einer oder mehreren Gruppe/n (z.B. Supervisionsgruppe oder Leitungsgremien). Jeder Gruppe können Termine zugeordnet werden, zu denen sich die Gruppenmitglieder treffen.

Jeder Gruppe können Eigenschaften zugeordnet werden. So können z.B. Mitarbeiter, die Auszubildende als Hospitanten in ihre Dienste aufnehmen, Mitglied in der Gruppe Hospitation sein. Die Dienste der Mitglieder dieser Gruppe können im Dienstplan mit markiert werden.
Für neue Auszubildende, die Mitglied in der Gruppe Auszubildende sind dürfen sich zu Beginn der Ausbildung nicht anzumelden. Zu einem späteren Zeitpunkt allerdings dürfen sie sich anmelden, um zu sehen, wann sie bei einem Dienst hospitieren können (siehe -Icon im Dienstplan). Zu diesem Zeitpunkt dürfen die Auszubildenden aber selbst noch keine Dienste eintragen. Usw.

Der Dienstplan

Auf dem Screenshot der Tagesansicht des Dienstplanes haben sich drei Benutzer in Dienste eingetragen. Die 3. Schicht am 4. Januar ist doppelt besetzt, alle anderen nur einfach. Die jeweiligen Dienste sind mit verschiedenen Icons markiert (siehe Bedeutung der Icons).

Dem Benutzer werden in der Tages- und Monatsansicht zusätzlich seine Gruppentermine angezeigt. Der Administrator hingehen hat immer alle Termine im Blick. Jeder Dienst kann mit einer kurzen Notiz versehen werden.

Die Dienstplanung

Die Dienstplanung (Eintragen , Löschen , Übernehmen bzw. Diensttausch , und Bestätigen eines Dienstes) erfolgt einfach durch Anklicken eines der Dienstplan-Icons.

Das Ein- und Austragen von Diensten, die über das Internet vorgenommen werden, müssen vom Administrator bestätigt werden. Erst dann gilt die Eintragung oder das Löschen eines Dienstes als angenommen. Damit kann z.B. das Sekretariat den "Papiereintragungen" einen Vorrang vor den "Interneteintragungen" geben.

Im Dienstplan werden unbestätigte Dienste mit dem -Icon und bestätigte Dienste mit dem -Icon markiert.

Genaugenommen trägt sich ein Benutzer nicht für einen Dienst ein, sondern er stellt einen Dienstübernahmewunsch, der vom Administrator bestätigt werden muss oder auch abgelehnt werden kann.
Beim Löschen verhält es sich genauso: Der Benutzer stellt einen Löschwunsch, der vom Administrator bestätigt werden muss.
Solange noch keine Bestätigung erfolgt, ist die Änderung des Dienstes (Eintragen oder Löschen) noch nicht gültig.

Hat ein Benutzer einen Dienstlöschwunsch ausgesprochen, werden alle anderen Benutzer per Mail darüber informiert (siehe unten). Jeder Benutzer kann einen solchen Dienst nun direkt übernehmen (durch Anklicken des -Icons.

Ein Benutzer kann aber auch direkt einen anderen bitten einen Dienst zu übernehmen (Diensttauschwunsch). Nur dieser eine Tauschpartner wird per Email darüber informiert. Dieser Tausch wird durch das Anklicken des bei eigenen Diensten veranlasst. Der Partner kann den Wunsch annehmen oder ablehnen.

Eine genauere Beschreibung des Abgebens eines Dienstes finden Sie hier.

Alle Änderungen, also auch das Bestätigen einer Änderung durch das Sekretariat, werden automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers verschickt.

Es wird von folgendem Szenario ausgegangen:

• Der Dienstplan wird zentral vom Administrator verwaltet.
• Ein Benutzer kann seine Dienste selbst online, also via Internet, planen.
• Ein Benutzer kann seine Dienste offline planen, z.B. durch Telefonieren mit dem Sekretariat oder Ausfüllen des Dienstplans in Papierform. Der Administrator überträgt dann die Dienstwünsche des Benutzers in das TSplan-System.
• Wenn es zu Konflikten kommt, d.h. es liegen für eine Dienstschicht eine online- und eine offline-Dienstübernahme vor, liegt es am Administrator zu entscheiden, wer den Dienst übernehmen darf.
• Versuchen zwei Benutzer gleichzeitig einen Dienst online zu übernehmen, erhält der Benutzer den Zuschlag, der "schneller" ist.
• Ein Benutzer kann immer nur seine Dienste ändern.
• Ein Benutzer kann die Dienste aller anderen Benutzer sehen.
• Der Administrator kann den Dienst eines jeden Benutzers ändern.

Dienstplanung ohne Bestätigung durch den Administrator ("Papierloser Dienstplan")

TSplan kann so konfiguriert werden, daß das Stellen eines Dienstübernahmewunsches nicht vom Administrator bestätigt werden muß. Ein Benutzer kann somit seine Dienste definitiv eintragen. Dies entspricht einem Szenario, in welchem der online-Dienstplan automatisch Vorrang vor den offline-Planungen hat; sofern die TS-Stelle dann überhaupt noch einen "Papierdienstplan" zum Eintragen von Diensten auslegt.

Diensteintragung

Klickt ein auf einen freien Dienst, der mit dem -Icon markiert ist, wird dieser Dienst automatisch bestätigt (also mit dem -Icon markiert).

Dienstlöschung

Dienstlöschungen werden abhängig wie weit sie in der Zukunft liegen unterschiedlich behandelt:

• Möchte ein Benutzer einen Dienst in der näheren Zukunft (i.d.R. binnen 14 Tage) löschen, muß dies vom Administrator bestätigt werden, oder aber ein anderer Benutzer übernimmt den Dienst. Eine Dienstlöschwunsch-Mail wird verschickt (siehe Mails).
• Liegt der Dienst in weiterer Zukunft, wird der Benutzer direkt aus dem Dienst gelöscht.
  • Liegt der zu löschende Dienst in den z.B. nächsten 30 Tage, wird eine Dienst-ist-frei-Mail verschickt (siehe Mails).
  • Liegt er noch weiter in der Zukunft, wird keine Mail verschickt.